Description De L'Emploi
Les Auxiliaires du Sacerdoce et les Sœurs Hospitalières du Sacré-Cœur, deux congrégations dont les locaux sont dans le 15e arrondissement de Paris recherchent une Secrétaire administrative H/F.
Description du poste
Ce poste est à plein temps et s’effectuera sur les deux lieux suivants :
- Chez les Auxiliaires du Sacerdoce, au 116 rue de Lourmel 75015 Paris, pour deux jours par semaine ;
- Chez les Sœurs Hospitalières du Sacré-Cœur de Jésus, au 58 rue Desnouettes 75015 Paris, pour les trois autres jours.
Son travail s’effectuera en collaboration avec les responsables et les économes de ces deux congrégations.
Les missions sont les suivantes :
SECRETARIAT ADMINISTRATIF : courrier à relever, entretien du matériel informatique et de la photocopieuse, lien avec le Cèdre (groupement d’achats), prise des billets SNCF/avions, préparation des rencontres de congrégation (lieux d’accueil à chercher, dossiers à préparer, etc.), lien avec le cabinet comptable.
GESTION ADMINISTRATIVE DES SŒURS ET PROTECTION SOCIALE : mise à jour des listes et fichier informatique des sœurs ; dossiers administratifs ; dossiers CAVIMAC, MSM, EMI et suivi des remboursements ; démarches au moment des décès ; gestion également des assurances.
ARCHIVAGE : archivage des documents de congrégation : feuilles de nouvelles, compte-rendu des conseils, des rencontres de congrégation et structures liées à la congrégation ; suivi et archivage des factures, de la comptabilité en fin d’année
Le travail dans ces trois domaines sera précisé par chacune des congrégations dont les besoins peuvent différer. Pour les sœurs Hospitalières qui ont des sœurs en Afrique, le secrétariat administratif consiste également dans la gestion du standard, les démarches visas en ligne pour l’Afrique, titres de séjour, la gestion des dossiers sœurs en formation initiale, gestion des abonnements site internet et Microsoft 365, gestion des abonnements Prions en Eglise, gestion des envois Chronopost et DHL, la création cartes de vœux à diverses occasions, etc.
Ce poste est à plein temps et s’effectuera sur les deux lieux suivants :
Profil recherché
Ce poste demande une bonne expérience de la gestion administrative, la maîtrise des outils informatiques, une autonomie et une souplesse dans la gestion du travail.
La connaissance de la langue espagnole serait un atout non négligeable.
