Assistant de Direction H/F

Institution

L’Association Diocésaine de Paris gère les finances, le parc immobilier et les ressources humaines de l’Église catholique à Paris.
Elle lui donne les moyens matériels d’assurer sa mission d’évangélisation, d’éducation spirituelle, d’entraide et de solidarité, au service de l’homme.

Description du poste

L'Association diocésaine de Paris

recrute un(e) Assistant(e) de Direction pour un de ses vicaires généraux

en CDI à temps plein à compter de début septembre

Son rôle est d’assister au mieux le Vicaire général dans l’organisation matérielle de son temps et de son travail dans le cadre de sa mission.

Le libérer des sujets matériels pour lui permettre de se consacrer à sa mission.

Entretenir de bonnes relations avec tous les contacts à tous les niveaux.

Sous la responsabilité du vicaire général vos missions seront les suivantes :

Activités principales :

Tâches administratives :

• Gestion de l’agenda du VG 
• Suivi et préparation de tous les rendez-vous et réunions, saisi de compte-rendus d’entretiens
• Accueil téléphonique
• Réalisation des fiches de nomination et les conventions de mise à disposition en assurant le suivi de la signature de chaque partie
• Préparation et rédaction des courriers : relire, retravailler, rédiger ou concevoir des documents, saisir des textes
• Classement et archivage des documents papiers ou électroniques
• Logistique : réserver des salles (pour réunions ou repas) et des moyens de transport, envoyer des courriers suivis auprès de la Poste….
• Commande des fournitures

Autres :

Confirmations :

• Réceptionner et lire les lettres de demande des confirmands, établir la liste des questions des confirmands…
• Organiser les rencontres VG / parents- jeunes

Autres:

• Effectuer des consultations, recherches et requêtes simples sur la base de données ADEL
• Concevoir des outils de communication (Vœux, tracts, affiches…) et les diffuser
• Organiser quelques évènements exceptionnels pour le VG et assurer l’accueil et la logistique sur place
• Assurer le soutien logistique et administratif d’événements diocésains dont le Vicaire général a la charge et le suivi des projets transversaux

Profil recherché

Techniques :

• Parfaite maîtrise de la bureautique : Pack Office, outils visio Teams
• Aisance sur les BDD
• Rigueur rédactionnelle
• Bonne connaissance de l’Eglise et du diocèse de Paris
• La maitrise des Langues étrangères (anglais, italien) est un plus

Organisationnelles :

• Anticipation / excellent sens de l’organisation
• Belle plume et bon orthographe
• Gestion des priorités, respect des délais et échéances, discernement
• Réactivité, rapidité
• Rigueur
• Autonomie

Relationnelles :

• Discrétion et sens de la confidentialité
• Disponibilité, adaptabilité, souplesse,
• Amabilité, diplomatie, capacité d’écoute
• Qualités relationnelles
• Sens du service d’Eglise

Pour postuler, merci de déposer votre CV et une lettre présentant vos motivations pour cette mission.